Що таке бізнес-процеси і навіщо ними керувати
Бізнес-процес — це повторювана послідовність дій, яка перетворює вхід (заявку клієнта, рахунок, нового співробітника) на результат. У будь-якій компанії процеси вже існують — питання лише в тому, чи вони описані, вимірювані та однакові для всіх, чи кожен робить «як звик».
Управління бізнес-процесами (BPM) — це підхід, за якого компанія свідомо проєктує, вимірює та покращує свої процеси, а не гасить пожежі вручну.
Ознаки, що процеси час перебудовувати
- власник або директор — вузьке місце: без нього нічого не погоджується й не рухається;
- задачі губляться в месенджерах, ніхто не бачить статусу;
- одна й та сама операція в різних відділах робиться по-різному;
- новачок місяцями виходить на продуктивність, бо все «в головах»;
- компанія не може масштабуватися: нова філія = новий хаос.
Три кроки: побудова, оптимізація, автоматизація
Опис і моделювання
Карта процесів, схеми «як є», ролі, регламенти та метрики.
Оптимізація
Знаходимо втрати часу й грошей, проєктуємо процес «як має бути».
Автоматизація
Переносимо процес у BPM-систему: погодження, задачі, нагадування, звіти.
Спочатку процес, потім автоматизація. Інакше ви просто автоматизуєте хаос.
Які процеси ми будуємо
| Напрям | Приклади процесів |
|---|---|
| Продажі | обробка лідів, угоди, комерційні пропозиції, договори й рахунки |
| Фінанси | заявки на оплату з порогом суми, бюджетування, закриття місяця |
| Закупівлі | заявка → погодження → вибір постачальника → оплата → приймання |
| Персонал | найм, адаптація новачків, відпустки й відсутності, звільнення з передачею справ |
| Документообіг | погодження договорів і регламентів, накази, ознайомлення під підпис |
| Операції та сервіс | відкриття точок, стандарти сервісу, обробка звернень і рекламацій |
Що ви отримуєте
- прозору модель роботи компанії: хто, що, коли й з яким результатом;
- швидші погодження і менше ручної роботи;
- бізнес, який працює без постійного «ручного управління» власника;
- основу для масштабування — нові люди й філії отримують готові процеси.
Чому 2people
Понад 15 років ми консультуємо власників і CEO компаній. Ми не лише малюємо схеми, а доводимо процес до роботи: автоматизуємо у власній платформі Folck, навчаємо людей і закріплюємо нову поведінку тренінгами та гейміфікацією.