Cosa sono i processi aziendali e perché gestirli
Un processo aziendale è una sequenza ripetibile di azioni che trasforma un input (una richiesta del cliente, una fattura, un nuovo dipendente) in un risultato. Ogni azienda ha già dei processi: la domanda è solo se sono descritti, misurabili e uguali per tutti, o se ognuno fa «come è abituato».
La gestione dei processi aziendali (BPM) è un approccio in cui l’azienda progetta, misura e migliora consapevolmente i propri processi invece di spegnere incendi a mano.
Segnali che è ora di ripensare i processi
- il titolare o il direttore è un collo di bottiglia: senza di lui nulla viene approvato e nulla si muove;
- le attività si perdono nelle chat e nessuno ne vede lo stato;
- la stessa operazione viene svolta in modo diverso nei vari reparti;
- i nuovi assunti impiegano mesi per diventare produttivi perché tutto è «nella testa» di qualcuno;
- l’azienda non riesce a crescere: una nuova sede significa nuovo caos.
Tre passi: progettazione, ottimizzazione, automazione
Descrizione e modellazione
Mappa dei processi, schemi «as is», ruoli, procedure e metriche.
Ottimizzazione
Troviamo gli sprechi di tempo e denaro e progettiamo il processo «to be».
Automazione
Trasferiamo il processo in un sistema BPM: approvazioni, attività, promemoria, report.
Prima il processo, poi l’automazione. Altrimenti si automatizza solo il caos.
Quali processi costruiamo
| Area | Esempi di processi |
|---|---|
| Vendite | gestione dei lead, trattative, offerte commerciali, contratti e fatture |
| Finanza | richieste di pagamento con soglie di importo, budget, chiusura mensile |
| Acquisti | richiesta → approvazione → scelta del fornitore → pagamento → accettazione |
| Personale | assunzioni, onboarding, ferie e assenze, uscite con passaggio di consegne |
| Gestione documentale | approvazione di contratti e procedure, ordini di servizio, presa visione con firma |
| Operazioni e servizio | apertura di nuovi punti vendita, standard di servizio, gestione di richieste e reclami |
Cosa ottenete
- un modello trasparente del funzionamento dell’azienda: chi fa cosa, quando e con quale risultato;
- approvazioni più rapide e meno lavoro manuale;
- un’azienda che funziona senza la continua «gestione manuale» del titolare;
- una base per crescere: nuove persone e nuove sedi ricevono processi già pronti.
Perché 2people
Da oltre 15 anni affianchiamo titolari e CEO. Non disegniamo solo schemi: rendiamo il processo operativo, lo automatizziamo nella nostra piattaforma Folck, formiamo le persone e consolidiamo i nuovi comportamenti con formazione e gamification.