Was Geschäftsprozesse sind und warum man sie steuern sollte
Ein Geschäftsprozess ist eine wiederholbare Abfolge von Schritten, die einen Input (Kundenanfrage, Rechnung, neuer Mitarbeiter) in ein Ergebnis verwandelt. In jedem Unternehmen gibt es bereits Prozesse — die Frage ist nur, ob sie beschrieben, messbar und für alle gleich sind oder ob jeder es „so macht, wie er es gewohnt ist“.
Geschäftsprozessmanagement (BPM) ist ein Ansatz, bei dem ein Unternehmen seine Prozesse bewusst gestaltet, misst und verbessert, statt Brände von Hand zu löschen.
Anzeichen, dass es Zeit ist, die Prozesse neu aufzubauen
- Inhaber oder Geschäftsführer sind der Engpass: Ohne sie wird nichts freigegeben und nichts bewegt sich;
- Aufgaben gehen in Messengern verloren, niemand sieht den Status;
- derselbe Vorgang wird in verschiedenen Abteilungen unterschiedlich erledigt;
- neue Mitarbeiter brauchen Monate bis zur Produktivität, weil alles „in den Köpfen“ ist;
- das Unternehmen kann nicht skalieren: neue Filiale = neues Chaos.
Drei Schritte: Aufbau, Optimierung, Automatisierung
Beschreibung und Modellierung
Prozesslandkarte, Ist-Schemata, Rollen, Richtlinien und Kennzahlen.
Optimierung
Wir finden Zeit- und Geldverluste und entwerfen den Soll-Prozess.
Automatisierung
Wir übertragen den Prozess in ein BPM-System: Freigaben, Aufgaben, Erinnerungen, Berichte.
Erst der Prozess, dann die Automatisierung. Sonst automatisieren Sie nur das Chaos.
Welche Prozesse wir aufbauen
| Bereich | Prozessbeispiele |
|---|---|
| Vertrieb | Lead-Bearbeitung, Deals, Angebote, Verträge und Rechnungen |
| Finanzen | Zahlungsanträge mit Betragsgrenzen, Budgetierung, Monatsabschluss |
| Einkauf | Anforderung → Freigabe → Lieferantenauswahl → Zahlung → Abnahme |
| Personal | Einstellung, Onboarding, Urlaub und Abwesenheiten, Austritt mit Übergabe |
| Dokumentenfluss | Freigabe von Verträgen und Richtlinien, Anordnungen, Kenntnisnahme mit Unterschrift |
| Betrieb und Service | Eröffnung neuer Standorte, Servicestandards, Bearbeitung von Anfragen und Reklamationen |
Was Sie bekommen
- ein transparentes Modell der Arbeit im Unternehmen: wer, was, wann und mit welchem Ergebnis;
- schnellere Freigaben und weniger Handarbeit;
- ein Unternehmen, das ohne ständige „Handsteuerung“ durch den Inhaber läuft;
- eine Basis für Wachstum — neue Mitarbeiter und Filialen erhalten fertige Prozesse.
Warum 2people
Seit über 15 Jahren beraten wir Inhaber und CEOs. Wir zeichnen nicht nur Schemata, sondern bringen den Prozess zum Laufen: Wir automatisieren ihn in unserer Plattform Folck, schulen die Menschen und festigen neues Verhalten mit Trainings und Gamification.