Аудит бізнес-процесів: де втрачаються час і гроші
Аудит бізнес-процесів починаємо з вимірювань: скільки триває цикл, скільки разів документ повертається на доопрацювання, скільки людей «торкається» однієї заявки. Найчастіші втрати:
- очікування — заявка днями лежить у когось на погодженні;
- зайві погодження — п'ять підписів там, де достатньо одного з порогом суми;
- ручне перенесення даних між таблицями, месенджером і обліковою системою;
- переробки через нечіткі вимоги на вході;
- дублювання — одну й ту саму роботу роблять різні відділи.
Методи, які ми застосовуємо
- Lean-підхід і 7 видів втрат;
- пошук вузьких місць (теорія обмежень);
- аналіз тривалості циклу й часу очікування на кожному кроці;
- ABC-пріоритизація: що дає найбільший ефект при найменших змінах;
- стандартизація та делегування погоджень за правилами (поріг суми, тип документа, відділ).
Процес «як має бути»
Проєктуємо цільовий процес разом з власником і виконавцями — інакше його не приймуть. Скорочуємо кроки, паралелимо незалежні дії, задаємо терміни й правила ескалації, визначаємо, що автоматизувати.
Впровадження змін
- пілот на одному відділі або філії;
- коригування за результатами пілоту;
- автоматизація процесу в Folck;
- навчання людей і закріплення нової поведінки — тренінги та гейміфікація;
- вимірювання метрик «до / після».