Які процеси автоматизувати першими
- погодження: оплата рахунків, закупівлі, договори, відпустки, відрядження;
- заявки: ІТ-запити, доступи, ремонт, пропуски;
- продажі: розподіл лідів, нагадування менеджерам, договір і рахунок з картки угоди;
- HR: адаптація новачка, ознайомлення з регламентами, звільнення з передачею справ;
- звітність: регулярні задачі, чек-листи, автоматичні нагадування.
Як працює автоматизація у Folck
Процес збирається у візуальному конструкторі з блоків — без програмування:
| Блок | Що робить |
|---|---|
| Погодження | будь-хто / усі / по черзі, термін, дія при простроченні, відмова лише з коментарем |
| Форма | просить людину заповнити поля — дані йдуть далі по процесу |
| Умова | розгалуження: наприклад, сума більша за 10 000 ₴ → директору |
| Паралельні гілки | кілька людей працюють одночасно, процес чекає всіх або першого |
| Дії | задача, повідомлення в чат, e-mail, пост у стрічці, зміна угоди, документ |
| Затримка і розклад | «через 3 дні», «на 5-й день о 09:00», щотижня чи щомісяця |
Запуск — вручну з каталогу процесів, за подією (нова угода, зміна етапу, відправлена форма, новий співробітник) або за розкладом. Погоджувати можна прямо з чату. На час відпустки погодження автоматично йдуть заступнику.
Приклади автоматизованих процесів
- Оплата рахунку: заявка з формою → керівник → якщо сума понад поріг — директор → бухгалтерія → сповіщення ініціатору.
- Відпустка: заявка → керівник → HR → відсутність у календарі → заміщення погоджень на період.
- Договір: генерація з картки угоди → юрист і фінансист паралельно → підписання → етап угоди змінюється сам.
- Адаптація новачка: привітання, задачі наставнику, курси й документи за днями, підсумкова зустріч.
Інтеграції
Процес може викликати зовнішні системи через вебхуки з захистом від звернень у внутрішню мережу, а зовнішні системи — створювати ліди, угоди й задачі через API. Є інтеграція з Google (Таблиці, Gmail, Календар).
Етапи впровадження
- процес описаний і оптимізований (опис, оптимізація);
- налаштування процесу, форм і прав у Folck;
- тест на пілотній групі;
- навчання користувачів і запуск;
- аналіз журналу виконання та доопрацювання.