Qué son los procesos de negocio y por qué gestionarlos
Un proceso de negocio es una secuencia repetible de acciones que convierte una entrada (una solicitud de cliente, una factura, un nuevo empleado) en un resultado. Toda empresa ya tiene procesos; la única cuestión es si están descritos, son medibles e iguales para todos, o cada uno hace las cosas «como está acostumbrado».
La gestión de procesos de negocio (BPM) es un enfoque en el que la empresa diseña, mide y mejora conscientemente sus procesos en lugar de apagar fuegos a mano.
Señales de que es hora de rehacer los procesos
- el propietario o director es un cuello de botella: sin él no se aprueba ni avanza nada;
- las tareas se pierden en los mensajeros y nadie ve su estado;
- la misma operación se hace de forma distinta en cada departamento;
- los nuevos tardan meses en ser productivos porque todo está «en la cabeza» de alguien;
- la empresa no puede escalar: una nueva sucursal es un nuevo caos.
Tres pasos: diseño, optimización, automatización
Descripción y modelado
Mapa de procesos, esquemas «como es», roles, procedimientos y métricas.
Optimización
Encontramos pérdidas de tiempo y dinero y diseñamos el proceso «como debe ser».
Automatización
Llevamos el proceso a un sistema BPM: aprobaciones, tareas, recordatorios, informes.
Primero el proceso, después la automatización. Si no, simplemente automatiza el caos.
Qué procesos construimos
| Área | Ejemplos de procesos |
|---|---|
| Ventas | gestión de leads, tratos, propuestas comerciales, contratos y facturas |
| Finanzas | solicitudes de pago con umbrales de importe, presupuestos, cierre mensual |
| Compras | solicitud → aprobación → elección del proveedor → pago → recepción |
| Personal | contratación, onboarding, vacaciones y ausencias, bajas con traspaso de tareas |
| Gestión documental | aprobación de contratos y procedimientos, órdenes, acuse de lectura con firma |
| Operaciones y servicio | apertura de puntos de venta, estándares de servicio, gestión de solicitudes y reclamaciones |
Qué obtiene
- un modelo transparente del funcionamiento de la empresa: quién, qué, cuándo y con qué resultado;
- aprobaciones más rápidas y menos trabajo manual;
- un negocio que funciona sin la constante «gestión manual» del propietario;
- una base para escalar: las nuevas personas y sucursales reciben procesos ya listos.
Por qué 2people
Desde hace más de 15 años asesoramos a propietarios y CEO. No solo dibujamos esquemas: hacemos que el proceso funcione, lo automatizamos en nuestra plataforma Folck, formamos a las personas y consolidamos el nuevo comportamiento con formación y gamificación.