Quali processi automatizzare per primi
- approvazioni: pagamento fatture, acquisti, contratti, ferie, trasferte;
- richieste: ticket IT, accessi, riparazioni, pass;
- vendite: distribuzione dei lead, promemoria ai venditori, contratto e fattura dalla scheda trattativa;
- HR: onboarding dei nuovi assunti, presa visione delle procedure, uscite con passaggio di consegne;
- reportistica: attività ricorrenti, checklist, promemoria automatici.
Come funziona l’automazione in Folck
Il processo si compone a blocchi in un designer visivo, senza programmare:
| Blocco | Cosa fa |
|---|---|
| Approvazione | chiunque / tutti / a turno, scadenza, azione in caso di ritardo, rifiuto solo con commento |
| Modulo | chiede a una persona di compilare dei campi; i dati proseguono nel processo |
| Condizione | diramazione: ad esempio, importo superiore a 10.000 ₴ → al direttore |
| Rami paralleli | più persone lavorano contemporaneamente; il processo attende tutti o il primo |
| Azioni | attività, messaggio in chat, e-mail, post in bacheca, modifica della trattativa, documento |
| Ritardo e pianificazione | «tra 3 giorni», «il 5° giorno alle 09:00», ogni settimana o ogni mese |
Avvio: manuale dal catalogo dei processi, su evento (nuova trattativa, cambio di fase, modulo inviato, nuovo dipendente) o pianificato. Si può approvare direttamente dalla chat. Durante le ferie le approvazioni passano automaticamente al sostituto.
Esempi di processi automatizzati
- Pagamento di una fattura: richiesta con modulo → responsabile → se l’importo supera una soglia, il direttore → contabilità → notifica al richiedente.
- Ferie: richiesta → responsabile → HR → assenza in calendario → sostituto per le approvazioni nel periodo.
- Contratto: generato dalla scheda trattativa → legale e finanza in parallelo → firma → la fase della trattativa cambia da sola.
- Onboarding di un nuovo assunto: benvenuto, compiti per il mentor, corsi e documenti giorno per giorno, incontro finale.
Integrazioni
Un processo può chiamare sistemi esterni tramite webhook, con protezione dalle chiamate verso la rete interna, e i sistemi esterni possono creare lead, trattative e attività tramite API. È disponibile l’integrazione con Google (Fogli, Gmail, Calendar).
Fasi dell’implementazione
- il processo è descritto e ottimizzato (descrizione, ottimizzazione);
- configurazione di processo, moduli e permessi in Folck;
- test con un gruppo pilota;
- formazione degli utenti e avvio;
- analisi del registro di esecuzione e perfezionamento.