Qué procesos automatizar primero
- aprobaciones: pago de facturas, compras, contratos, vacaciones, viajes de trabajo;
- solicitudes: peticiones de TI, accesos, reparaciones, pases;
- ventas: reparto de leads, recordatorios a los comerciales, contrato y factura desde la ficha del trato;
- RR. HH.: onboarding de nuevos empleados, lectura de procedimientos, bajas con traspaso de tareas;
- informes: tareas recurrentes, checklists, recordatorios automáticos.
Cómo funciona la automatización en Folck
El proceso se monta con bloques en un diseñador visual, sin programar:
| Bloque | Qué hace |
|---|---|
| Aprobación | cualquiera / todos / por turno, plazo, acción en caso de retraso, rechazo solo con comentario |
| Formulario | pide a una persona que rellene campos; los datos siguen por el proceso |
| Condición | bifurcación: por ejemplo, importe superior a 10 000 ₴ → al director |
| Ramas paralelas | varias personas trabajan a la vez; el proceso espera a todos o al primero |
| Acciones | tarea, mensaje en el chat, e-mail, publicación en noticias, cambio del trato, documento |
| Retraso y programación | «dentro de 3 días», «el día 5 a las 09:00», semanal o mensualmente |
Inicio: manual desde el catálogo de procesos, por evento (nuevo trato, cambio de etapa, formulario enviado, nuevo empleado) o programado. Se puede aprobar directamente desde el chat. En vacaciones, las aprobaciones van automáticamente al sustituto.
Ejemplos de procesos automatizados
- Pago de una factura: solicitud con formulario → responsable → si el importe supera un umbral, el director → contabilidad → aviso al solicitante.
- Vacaciones: solicitud → responsable → RR. HH. → ausencia en el calendario → sustituto para las aprobaciones durante el periodo.
- Contrato: se genera desde la ficha del trato → jurista y financiero en paralelo → firma → la etapa del trato cambia sola.
- Onboarding de un nuevo empleado: bienvenida, tareas para el mentor, cursos y documentos por días, reunión final.
Integraciones
Un proceso puede llamar a sistemas externos mediante webhooks, con protección frente a accesos a la red interna, y los sistemas externos pueden crear leads, tratos y tareas mediante la API. Hay integración con Google (Hojas de cálculo, Gmail, Calendar).
Etapas de la implantación
- el proceso está descrito y optimizado (descripción, optimización);
- configuración del proceso, formularios y permisos en Folck;
- prueba con un grupo piloto;
- formación de usuarios y lanzamiento;
- análisis del registro de ejecución y ajustes.