Welche Prozesse man zuerst automatisiert
- Freigaben: Rechnungszahlungen, Einkäufe, Verträge, Urlaub, Dienstreisen;
- Anträge: IT-Anfragen, Zugänge, Reparaturen, Besucherausweise;
- Vertrieb: Lead-Verteilung, Erinnerungen für Vertriebler, Vertrag und Rechnung aus der Deal-Karte;
- HR: Onboarding neuer Mitarbeiter, Kenntnisnahme von Richtlinien, Austritt mit Übergabe;
- Berichtswesen: wiederkehrende Aufgaben, Checklisten, automatische Erinnerungen.
So funktioniert die Automatisierung in Folck
Ein Prozess wird im visuellen Designer aus Blöcken zusammengesetzt — ohne Programmierung:
| Block | Was er tut |
|---|---|
| Freigabe | beliebig / alle / nacheinander, Frist, Aktion bei Überschreitung, Ablehnung nur mit Kommentar |
| Formular | bittet eine Person, Felder auszufüllen — die Daten laufen im Prozess weiter |
| Bedingung | Verzweigung: z. B. Betrag über 10.000 ₴ → an den Geschäftsführer |
| Parallele Zweige | mehrere Personen arbeiten gleichzeitig, der Prozess wartet auf alle oder den ersten |
| Aktionen | Aufgabe, Chatnachricht, E-Mail, Feed-Beitrag, Deal-Änderung, Dokument |
| Verzögerung und Zeitplan | „in 3 Tagen“, „am 5. Tag um 09:00“, wöchentlich oder monatlich |
Start — manuell aus dem Prozesskatalog, per Ereignis (neuer Deal, Phasenwechsel, abgeschicktes Formular, neuer Mitarbeiter) oder nach Zeitplan. Freigaben sind direkt aus dem Chat möglich. Im Urlaub gehen Freigaben automatisch an die Vertretung.
Beispiele automatisierter Prozesse
- Rechnungszahlung: Antrag mit Formular → Vorgesetzter → bei Überschreiten eines Schwellenwerts der Geschäftsführer → Buchhaltung → Benachrichtigung an den Antragsteller.
- Urlaub: Antrag → Vorgesetzter → HR → Abwesenheit im Kalender → Vertretung für Freigaben im Zeitraum.
- Vertrag: Erstellung aus der Deal-Karte → Jurist und Finanzen parallel → Unterzeichnung → die Deal-Phase ändert sich automatisch.
- Onboarding neuer Mitarbeiter: Begrüßung, Aufgaben für den Mentor, Kurse und Dokumente nach Tagen, Abschlussgespräch.
Integrationen
Ein Prozess kann externe Systeme über Webhooks aufrufen — mit Schutz vor Zugriffen ins interne Netz —, und externe Systeme können über die API Leads, Deals und Aufgaben anlegen. Es gibt eine Integration mit Google (Tabellen, Gmail, Kalender).
Phasen der Einführung
- der Prozess ist beschrieben und optimiert (Beschreibung, Optimierung);
- Einrichtung von Prozess, Formularen und Rechten in Folck;
- Test mit einer Pilotgruppe;
- Schulung der Nutzer und Start;
- Auswertung des Ausführungsprotokolls und Nachbesserung.