Quels processus automatiser en premier
- validations : paiement de factures, achats, contrats, congés, déplacements ;
- demandes : tickets IT, accès, réparations, badges ;
- ventes : répartition des leads, rappels aux commerciaux, contrat et facture depuis la fiche affaire ;
- RH : intégration des nouveaux, prise de connaissance des procédures, départs avec passation ;
- reporting : tâches récurrentes, check-lists, rappels automatiques.
Comment fonctionne l’automatisation dans Folck
Le processus s’assemble à partir de blocs dans un concepteur visuel, sans programmation :
| Bloc | Ce qu’il fait |
|---|---|
| Validation | n’importe qui / tous / à tour de rôle, délai, action en cas de retard, refus uniquement avec commentaire |
| Formulaire | demande à une personne de remplir des champs ; les données suivent le processus |
| Condition | embranchement : par exemple, montant supérieur à 10 000 ₴ → au directeur |
| Branches parallèles | plusieurs personnes travaillent en même temps ; le processus attend tout le monde ou le premier |
| Actions | tâche, message dans le chat, e-mail, publication dans le fil, modification d’affaire, document |
| Délai et planification | « dans 3 jours », « le 5e jour à 9 h », chaque semaine ou chaque mois |
Lancement : manuellement depuis le catalogue, sur événement (nouvelle affaire, changement d’étape, formulaire envoyé, nouveau collaborateur) ou de façon planifiée. On peut valider directement depuis le chat. Pendant les congés, les validations vont automatiquement au remplaçant.
Exemples de processus automatisés
- Paiement d’une facture : demande avec formulaire → manager → si le montant dépasse un seuil, le directeur → comptabilité → notification au demandeur.
- Congés : demande → manager → RH → absence dans l’agenda → remplaçant pour les validations pendant la période.
- Contrat : généré depuis la fiche affaire → juriste et financier en parallèle → signature → l’étape de l’affaire change automatiquement.
- Intégration d’un nouveau : accueil, tâches pour le mentor, cours et documents jour par jour, réunion de bilan.
Intégrations
Un processus peut appeler des systèmes externes via webhooks, protégés contre les appels vers le réseau interne, et les systèmes externes peuvent créer des leads, des affaires et des tâches via l’API. Une intégration Google (Sheets, Gmail, Agenda) est disponible.
Étapes du déploiement
- le processus est décrit et optimisé (description, optimisation) ;
- paramétrage du processus, des formulaires et des droits dans Folck ;
- test avec un groupe pilote ;
- formation des utilisateurs et lancement ;
- analyse du journal d’exécution et ajustements.