Audit dei processi: dove si perdono tempo e denaro
L’audit dei processi parte dalle misurazioni: quanto dura il ciclo, quante volte un documento torna indietro per correzioni, quante persone «toccano» una richiesta. Gli sprechi più frequenti:
- attese: una richiesta resta giorni in attesa di approvazione da qualcuno;
- approvazioni superflue: cinque firme dove ne basterebbe una con soglia di importo;
- trasferimento manuale dei dati tra fogli di calcolo, chat e sistema contabile;
- rilavorazioni per requisiti poco chiari in ingresso;
- duplicazioni: reparti diversi svolgono lo stesso lavoro.
I metodi che usiamo
- l’approccio Lean e i 7 tipi di spreco;
- ricerca dei colli di bottiglia (teoria dei vincoli);
- analisi del tempo di ciclo e di attesa a ogni passaggio;
- prioritizzazione ABC: cosa dà il maggiore effetto con meno cambiamenti;
- standardizzazione e delega delle approvazioni secondo regole (soglia di importo, tipo di documento, reparto).
Il processo «to be»
Progettiamo il processo obiettivo insieme al responsabile e agli esecutori, altrimenti non verrà accettato. Riduciamo i passaggi, parallelizziamo le azioni indipendenti, fissiamo scadenze e regole di escalation e decidiamo cosa automatizzare.
Introduzione dei cambiamenti
- pilota in un reparto o in una sede;
- correzioni in base ai risultati del pilota;
- automazione del processo in Folck;
- formazione delle persone e consolidamento dei nuovi comportamenti: formazione e gamification;
- misurazione delle metriche prima / dopo.