Audit des processus : où se perdent le temps et l’argent
Nous commençons l’audit des processus par des mesures : durée du cycle, nombre de renvois d’un document pour correction, nombre de personnes qui « touchent » une demande. Les pertes les plus fréquentes :
- attente — une demande attend des jours sur le bureau de quelqu’un ;
- validations inutiles — cinq signatures là où une seule avec seuil suffirait ;
- ressaisie manuelle des données entre tableurs, messagerie et logiciel comptable ;
- reprises dues à des exigences floues en entrée ;
- doublons — plusieurs services font le même travail.
Les méthodes que nous utilisons
- l’approche Lean et les 7 types de gaspillage ;
- recherche des goulets d’étranglement (théorie des contraintes) ;
- analyse de la durée du cycle et du temps d’attente à chaque étape ;
- priorisation ABC : ce qui donne le plus d’effet avec le moins de changements ;
- standardisation et délégation des validations selon des règles (seuil de montant, type de document, service).
Le processus cible
Nous concevons le processus cible avec le propriétaire et les exécutants, sinon il ne sera pas adopté. Nous réduisons les étapes, parallélisons les actions indépendantes, fixons délais et règles d’escalade, et déterminons ce qu’il faut automatiser.
Mise en œuvre des changements
- pilote dans un service ou une agence ;
- ajustements selon les résultats du pilote ;
- automatisation du processus dans Folck ;
- formation des équipes et ancrage des nouveaux comportements — formations et gamification ;
- mesure des indicateurs avant / après.