Auditoría de procesos: dónde se pierden tiempo y dinero
La auditoría de procesos empieza con mediciones: cuánto dura el ciclo, cuántas veces vuelve un documento para corregirlo, cuántas personas «tocan» una solicitud. Las pérdidas más frecuentes:
- esperas: una solicitud pasa días pendiente de aprobación de alguien;
- aprobaciones innecesarias: cinco firmas donde basta una con umbral de importe;
- traspaso manual de datos entre hojas de cálculo, mensajero y sistema contable;
- retrabajos por requisitos poco claros a la entrada;
- duplicidades: distintos departamentos hacen el mismo trabajo.
Métodos que aplicamos
- el enfoque Lean y los 7 tipos de desperdicio;
- búsqueda de cuellos de botella (teoría de las restricciones);
- análisis de la duración del ciclo y del tiempo de espera en cada paso;
- priorización ABC: qué da más efecto con menos cambios;
- estandarización y delegación de aprobaciones por reglas (umbral de importe, tipo de documento, departamento).
El proceso «como debe ser»
Diseñamos el proceso objetivo junto con el responsable y los ejecutores; si no, no lo aceptarán. Reducimos pasos, paralelizamos acciones independientes, fijamos plazos y reglas de escalado y decidimos qué automatizar.
Implantación de los cambios
- piloto en un departamento o sucursal;
- ajustes según los resultados del piloto;
- automatización del proceso en Folck;
- formación de las personas y consolidación del nuevo comportamiento: formación y gamificación;
- medición de métricas antes / después.