Prozessaudit: wo Zeit und Geld verloren gehen
Ein Prozessaudit beginnen wir mit Messungen: wie lange der Zyklus dauert, wie oft ein Dokument zur Nacharbeit zurückgeht, wie viele Personen einen Antrag „anfassen“. Die häufigsten Verluste:
- Warten — ein Antrag liegt tagelang bei jemandem zur Freigabe;
- überflüssige Freigaben — fünf Unterschriften, wo eine mit Betragsgrenze reicht;
- manuelles Übertragen von Daten zwischen Tabellen, Messenger und Buchhaltungssystem;
- Nacharbeit wegen unklarer Anforderungen am Eingang;
- Doppelarbeit — verschiedene Abteilungen erledigen dieselbe Arbeit.
Methoden, die wir einsetzen
- Lean-Ansatz und die 7 Verschwendungsarten;
- Suche nach Engpässen (Theory of Constraints);
- Analyse von Durchlauf- und Wartezeit in jedem Schritt;
- ABC-Priorisierung: was mit den wenigsten Änderungen am meisten bewirkt;
- Standardisierung und Delegation von Freigaben nach Regeln (Betragsgrenze, Dokumenttyp, Abteilung).
Der Soll-Prozess
Wir entwerfen den Zielprozess gemeinsam mit dem Verantwortlichen und den Ausführenden — sonst wird er nicht angenommen. Wir kürzen Schritte, parallelisieren unabhängige Tätigkeiten, legen Fristen und Eskalationsregeln fest und bestimmen, was automatisiert wird.
Umsetzung der Änderungen
- Pilot in einer Abteilung oder Filiale;
- Anpassungen nach den Pilotergebnissen;
- Automatisierung des Prozesses in Folck;
- Schulung der Mitarbeiter und Festigung neuen Verhaltens — Trainings und Gamification;
- Messung der Kennzahlen vorher / nachher.