Wozu ein Unternehmen Richtlinien braucht
Eine Richtlinie hält eine Vereinbarung fest: wer was wann und nach welchen Regeln im Prozess tut. Sie dient nicht der Kontrolle um ihrer selbst willen, sondern dazu:
- der Führungskraft wiederkehrende Fragen „Wie macht man das richtig?“ abzunehmen;
- neue Mitarbeiter schneller einzuarbeiten;
- einen Ausgangspunkt für die Optimierung zu haben — was nicht festgehalten ist, lässt sich nicht verbessern.
Aufbau einer Richtlinie: 8 Abschnitte
- Name und Zweck des Prozesses — in einem Satz: wozu er existiert.
- Prozessverantwortlicher — die Person, die für Ergebnis und Änderungen verantwortlich ist.
- Grenzen — Startereignis und Ergebnis am Ende.
- Beteiligte und Rollen — Rollen statt Namen: „Abteilungsleiter“, „Finanzverantwortlicher“.
- Schritte — eine kurze Liste von Handlungen oder ein BPMN-Diagramm.
- Regeln und Bedingungen — Beträge, Limits, Ausnahmen, Urlaubsvertretung.
- Fristen und SLA — wie viel Zeit jeder Schritt hat.
- Kennzahlen — wie wir messen, dass der Prozess funktioniert.
Vorlage: Freigabe einer Rechnungszahlung
| Abschnitt | Inhalt |
|---|---|
| Zweck | Rechnungen pünktlich und im Budget bezahlen |
| Verantwortlicher | Finanzvorstand |
| Start / Ergebnis | Rechnung im System hochgeladen / Rechnung bezahlt oder mit Begründung abgelehnt |
| Schritte | Antragsteller → Abteilungsleiter → Finanzverantwortlicher → (über 10.000 ₴) Geschäftsführer → Buchhalter |
| Fristen | Jede Freigabe — innerhalb von 1 Arbeitstag, Zahlung — innerhalb von 2 Tagen |
| Kennzahlen | Durchschnittliche Durchlaufzeit, % verspäteter Zahlungen, % Rückläufer zur Nachbearbeitung |
So schreiben, dass es gelesen wird
- Eine Seite. Wenn länger, in Teilprozesse aufteilen.
- Aktive Verben: „prüft das Budget“, „gibt frei“ statt „es erfolgt eine Prüfung“.
- Schema plus Text. Das Schema zeigt das Gesamtbild, der Text Regeln und Ausnahmen.
- Schreiben Sie gemeinsam mit den Ausführenden. Eine im Büro ausgedachte Richtlinie scheitert am ersten Tag.
- Datum und Version. Prozesse ändern sich — die Richtlinie auch.
Typische Fehler bei Richtlinien
- Man beschreibt das „Ideal“, ohne den Ist-Zustand zu kennen.
- Man vermischt Prozess, Stellenbeschreibung und Unternehmensrichtlinie in einem Dokument.
- Verantwortung ist verwischt: „Der Vertrieb gibt frei“ statt einer konkreten Rolle.
- Die Richtlinie wird in der Arbeit nicht genutzt — sie lebt getrennt von den Systemen.
Eine Richtlinie, die sich selbst durchsetzt
Die zuverlässigste Richtlinie ist die, die im System steckt. In Folck wird die Richtlinie an den Prozess angehängt: Der Mitarbeiter sieht die Regeln genau in dem Schritt, in dem sie gelten, und das System lässt eine Freigabe ohne Pflichtfelder nicht weiter. So wird aus Papier ein automatisierter Prozess.
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