Warum Geschäftsprozesse beschreiben
Was man nicht sieht, kann man nicht verbessern. Die Beschreibung von Geschäftsprozessen macht Wissen „aus den Köpfen“ zu einem gemeinsamen Modell: Alle sehen Schrittfolge, Rollen, Dokumente und Kontrollpunkte. Das verringert die Abhängigkeit von Einzelnen und beschleunigt das Onboarding.
Wie wir Prozesse modellieren
- Prozesslandkarte auf oberster Ebene. Kern-, Unterstützungs- und Führungsprozesse des Unternehmens und ihre Verbindungen.
- Interviews mit Beteiligten. Prozessverantwortliche und Ausführende erzählen, wie die Arbeit wirklich läuft — nicht „wie sie sein sollte“.
- Ist-Schemata. Wir modellieren in BPMN 2.0 oder in einfachen Flussdiagrammen — je nachdem, wer das Schema liest.
- Rollen und Verantwortung. RACI-Matrix: wer ausführt, wer verantwortlich ist, wer konsultiert und wer informiert wird.
- Kennzahlen. Durchlaufzeit, Zahl der Rückläufer, Kosten pro Vorgang — als Ausgangspunkt für die Optimierung.
Was Sie bekommen
| Ergebnis | Wozu |
|---|---|
| Prozesslandkarte | Das Gesamtbild des Unternehmens auf einem Blatt |
| Prozessschemata | Abfolge von Schritten, Entscheidungen und Dokumenten |
| RACI-Matrix | Keine „herrenlosen“ Aufgaben und keine doppelte Verantwortung |
| Richtlinien und Anleitungen | Gleiche Arbeitsqualität bei allen Mitarbeitern und Filialen |
| Prozesskennzahlen | Eine objektive Basis für Verbesserungen |
Richtlinien, die wirklich funktionieren
Eine Richtlinie im Ordner, die niemand liest, ändert nichts. Deshalb veröffentlichen wir Richtlinien dort, wo Menschen täglich arbeiten: in der Wissensdatenbank von Folck mit Freigabe, Kenntnisnahme und Volltextsuche. Und die Schlüsselschritte des Prozesses bauen wir in die Automatisierung ein, sodass ein Abweichen schlicht unmöglich ist.
Der nächste Schritt nach der Beschreibung ist die Optimierung der Geschäftsprozesse.