Para qué necesita la empresa procedimientos
Un procedimiento fija un acuerdo: quién hace qué, cuándo y con qué reglas en el proceso. No sirve para controlar por controlar, sino para:
- quitar al directivo las preguntas repetidas de «¿cómo se hace esto bien?»;
- incorporar más rápido a las personas nuevas;
- tener un punto de partida para la optimización: no se puede mejorar lo que no está fijado.
Estructura del procedimiento: 8 apartados
- Nombre y objetivo del proceso: en una frase, para qué existe.
- Responsable del proceso: la persona que responde del resultado y de los cambios.
- Límites: evento de inicio y resultado de salida.
- Participantes y roles: roles, no apellidos: «jefe de departamento», «financiero».
- Pasos: una lista breve de acciones o un diagrama BPMN.
- Reglas y condiciones: importes, límites, excepciones, sustitutos en vacaciones.
- Plazos y SLA: cuánto tiempo tiene cada paso.
- Métricas: cómo medimos que el proceso funciona.
Plantilla: aprobación del pago de una factura
| Apartado | Contenido |
|---|---|
| Objetivo | Pagar las facturas a tiempo y dentro del presupuesto |
| Responsable | Director financiero |
| Inicio / resultado | Factura cargada en el sistema / factura pagada o rechazada con motivo |
| Pasos | Solicitante → jefe de departamento → financiero → (más de 10 000 ₴) director → contable |
| Plazos | Cada aprobación, en 1 día laborable; el pago, en 2 días |
| Métricas | Tiempo medio del ciclo, % de pagos con retraso, % de devoluciones para corregir |
Cómo escribir para que lo lean
- Una página. Si es más largo, divídalo en subprocesos.
- Verbos en forma activa: «comprueba el presupuesto», «aprueba», no «se realiza la comprobación».
- Esquema más texto. El esquema da la visión general; el texto, las reglas y excepciones.
- Escríbalo con quienes lo ejecutan. Un procedimiento inventado en un despacho se rompe el primer día.
- Fecha y versión. Los procesos cambian y el procedimiento también.
Errores típicos al redactar procedimientos
- Describen «lo ideal» sin saber «cómo es».
- Mezclan en un documento el proceso, la descripción del puesto y la política de la empresa.
- La responsabilidad es difusa: «aprueba el departamento de ventas» en lugar de un rol concreto.
- El procedimiento no se usa en el trabajo: vive separado de los sistemas.
Un procedimiento que se cumple solo
El procedimiento más fiable es el que está integrado en el sistema. En Folck el procedimiento se vincula al proceso: el empleado ve las reglas justo en el paso en que debe aplicarlas, y el sistema no deja avanzar una aprobación sin los campos obligatorios. Así el documento deja de ser papel y se convierte en un proceso automatizado.
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