Eine Definition ohne Fachchinesisch
Ein Geschäftsprozess ist die Art, wie ein Unternehmen regelmäßig etwas tut: eine Anfrage annehmen, eine Rechnung freigeben, jemanden einstellen, Ware versenden. Jeder Prozess hat einen Beginn (Auslöseereignis), Schritte, Ausführende und ein messbares Ergebnis.
Ein einfaches Beispiel ist die Bezahlung einer Lieferantenrechnung. Der Mitarbeiter erhält die Rechnung, der Abteilungsleiter gibt frei, die Finanzabteilung prüft das Budget, die Buchhaltung zahlt. Sind diese Schritte nirgends beschrieben, wird jede Rechnung von Hand „durchgedrückt“ — mit Anrufen und Messenger-Nachrichten.
Woraus ein Prozess besteht
| Element | Was es ist | Beispiel: Rechnungsfreigabe |
|---|---|---|
| Auslöser | Das Ereignis, mit dem alles beginnt | Eine Lieferantenrechnung ist eingegangen |
| Schritte | Schritte in fester Reihenfolge | Prüfung → Freigabe → Zahlung |
| Rollen | Wer für jeden Schritt verantwortlich ist | Mitarbeiter, Leiter, Finanzabteilung, Buchhaltung |
| Regeln | Bedingungen und Verzweigungen | Über 10.000 ₴ — zusätzlich gibt der Geschäftsführer frei |
| Fristen | Wie viel Zeit pro Schritt | Freigabe — innerhalb von 1 Arbeitstag |
| Ergebnis und Kennzahl | Was wir bekommen und wie wir es messen | Rechnung pünktlich bezahlt; durchschnittliche Durchlaufzeit |
Arten von Geschäftsprozessen
Kernprozesse
Sie schaffen Wert für den Kunden und bringen Geld: Vertrieb, Produktion, Leistungserbringung, Lieferung, Service.
Unterstützende
Sie sichern die Kernprozesse: Einstellung und Onboarding, Einkauf, Buchhaltung, IT-Support, Schulung.
Führungsprozesse
Sie geben die Richtung vor und kontrollieren das Ergebnis: Strategie, Budgetierung, Planung, Meetings, Qualitätsmanagement.
Zum Start muss man nicht alles beschreiben. Meist bringen 8–12 Schlüsselprozesse 80 % der Steuerbarkeit — genau damit beginnen wir die Arbeit an Geschäftsprozessen.
Anzeichen, dass Prozesse nicht eingespielt sind
- Inhaber oder CEO sind der Flaschenhals: Ohne sie fällt keine Entscheidung.
- Dieselbe Aufgabe wird jedes Mal anders erledigt, je nachdem, wer sie macht.
- Neue Mitarbeiter brauchen Monate bis zum Ergebnis, weil „alles in den Köpfen“ ist.
- Für die Antwort auf „Wo ist dieser Antrag gerade?“ braucht es drei Anrufe.
- Fehler wiederholen sich, und man sucht Schuldige statt Ursachen.
Ordnung schaffen: vier Schritte
- Diagnose. Interviews mit dem Inhaber und Schlüsselpersonen, Prozessliste, Engpässe.
- Beschreibung und Modellierung. Ist-Schema, Rollen und Verantwortung, Richtlinie.
- Optimierung. Wir streichen überflüssige Freigaben, Wartezeiten und Handarbeit.
- Automatisierung. Wir bringen den Prozess ins System, damit er von selbst läuft und messbar ist.
Die Reihenfolge ist wichtig: Automatisiertes Chaos ist nur schnelleres Chaos. Erst einigen wir uns, wie es sein soll — dann übertragen wir das ins System.
Checkliste: Ist Ihr Prozess beschrieben
- Es ist klar, was den Prozess auslöst und womit er endet.
- Jeder Schritt hat genau einen Verantwortlichen.
- Fristen und Verzweigungsregeln sind festgelegt.
- Es gibt eine Kennzahl, die die Führung ohne manuellen Bericht sieht.
- Ein neuer Mitarbeiter kann den Prozess nach Anleitung durchlaufen.
Wenn mindestens zwei Punkte „nein“ sind, sollte der Prozess überprüft werden. Wir können eine Diagnose durchführen und zeigen, wie diese Prozesse in Folck aussehen würden.