Pourquoi décrire les processus métier
On ne peut pas améliorer ce qu’on ne voit pas. La description des processus métier transforme les savoirs « dans les têtes » en un modèle partagé : chacun voit l’enchaînement des étapes, les rôles, les documents et les points de contrôle. La dépendance aux individus diminue et l’intégration s’accélère.
Comment nous modélisons les processus
- Cartographie de haut niveau. Processus principaux, support et de pilotage de l’entreprise et leurs liens.
- Entretiens avec les participants. Le propriétaire du processus et les exécutants racontent comment le travail se fait réellement, pas « comment il devrait se faire ».
- Schémas « tel quel ». Nous modélisons en BPMN 2.0 ou en logigrammes simples, selon les lecteurs du schéma.
- Rôles et responsabilités. Matrice RACI : qui réalise, qui est responsable, qui est consulté et qui est informé.
- Indicateurs. Durée du cycle, nombre de renvois, coût d’une opération — pour disposer d’un point de départ pour l’optimisation.
Ce que vous obtenez
| Livrable | À quoi ça sert |
|---|---|
| Cartographie des processus | Une vue d’ensemble de l’entreprise sur une seule page |
| Schémas de processus | L’enchaînement des étapes, décisions et documents |
| Matrice RACI | Plus de tâches « orphelines » ni de double responsabilité |
| Procédures et instructions | La même qualité de travail chez toutes les personnes et dans toutes les agences |
| Indicateurs de processus | Une base objective pour s’améliorer |
Des procédures qui fonctionnent vraiment
Une procédure dans un classeur que personne ne lit ne change rien. Nous publions donc les procédures là où les gens travaillent chaque jour : dans la base de connaissances de Folck, avec validation, prise de connaissance et recherche plein texte. Et nous intégrons les étapes clés du processus dans l’automatisation, pour qu’il soit tout simplement impossible de s’en écarter.
L’étape suivante après la description est l’optimisation des processus métier.