Perché descrivere i processi aziendali
Non si può migliorare ciò che non si vede. La descrizione dei processi aziendali trasforma la conoscenza «nella testa» delle persone in un modello condiviso: tutti vedono sequenza dei passaggi, ruoli, documenti e punti di controllo. Si riduce la dipendenza dai singoli e si accelera l’onboarding.
Come modelliamo i processi
- Mappa dei processi di alto livello. Processi primari, di supporto e di gestione dell’azienda e i loro collegamenti.
- Interviste ai partecipanti. Il process owner e gli esecutori raccontano come si lavora davvero, non «come dovrebbe essere».
- Schemi «as is». Modelliamo in notazione BPMN 2.0 o con semplici diagrammi di flusso, a seconda di chi leggerà lo schema.
- Ruoli e responsabilità. Matrice RACI: chi esegue, chi è responsabile, chi viene consultato e chi informato.
- Metriche. Tempo di ciclo, numero di rinvii, costo dell’operazione, per avere un punto di partenza per l’ottimizzazione.
Cosa ottenete
| Deliverable | A cosa serve |
|---|---|
| Mappa dei processi | Il quadro completo dell’azienda in un solo foglio |
| Schemi dei processi | La sequenza di passaggi, decisioni e documenti |
| Matrice RACI | Nessun compito «di nessuno» e nessuna doppia responsabilità |
| Procedure e istruzioni | La stessa qualità del lavoro per tutte le persone e le sedi |
| Metriche dei processi | Una base oggettiva per i miglioramenti |
Procedure che funzionano davvero
Una procedura in una cartella che nessuno legge non cambia nulla. Per questo pubblichiamo le procedure dove le persone lavorano ogni giorno: nella knowledge base di Folck, con approvazione, presa visione e ricerca full-text. E inseriamo i passaggi chiave del processo nell’automazione, così discostarsi dalla procedura è semplicemente impossibile.
Il passo successivo alla descrizione è l’ottimizzazione dei processi aziendali.