Por qué describir los procesos de negocio
No se puede mejorar lo que no se ve. La descripción de procesos de negocio convierte el conocimiento «en la cabeza» de cada uno en un modelo común: todos ven la secuencia de pasos, roles, documentos y puntos de control. Reduce la dependencia de personas concretas y acelera el onboarding.
Cómo modelamos los procesos
- Mapa de procesos de alto nivel. Procesos principales, de apoyo y de dirección de la empresa y las relaciones entre ellos.
- Entrevistas con los participantes. El responsable del proceso y los ejecutores cuentan cómo se trabaja realmente, no «cómo debería ser».
- Esquemas «como es». Modelamos en notación BPMN 2.0 o con diagramas de flujo sencillos, según quién vaya a leer el esquema.
- Roles y responsabilidades. Matriz RACI: quién ejecuta, quién responde, a quién se consulta y a quién se informa.
- Métricas. Duración del ciclo, número de devoluciones, coste de la operación, para tener un punto de partida para la optimización.
Qué obtiene
| Entregable | Para qué |
|---|---|
| Mapa de procesos | La imagen completa del negocio en una sola hoja |
| Esquemas de procesos | La secuencia de pasos, decisiones y documentos |
| Matriz RACI | Sin tareas «de nadie» ni doble responsabilidad |
| Procedimientos e instrucciones | La misma calidad de trabajo en todas las personas y sucursales |
| Métricas de procesos | Una base objetiva para mejorar |
Procedimientos que funcionan de verdad
Un procedimiento en una carpeta que nadie lee no cambia nada. Por eso publicamos los procedimientos donde la gente trabaja cada día: en la base de conocimiento de Folck, con aprobación, acuse de lectura y búsqueda de texto. Y llevamos los pasos clave del proceso a la automatización, para que apartarse del procedimiento sea sencillamente imposible.
El siguiente paso tras la descripción es la optimización de procesos de negocio.