Kriterien für die Prozessauswahl
Ein guter Kandidat für die Automatisierung von Geschäftsprozessen erfüllt die meisten dieser Merkmale:
- Häufigkeit. Der Prozess läuft täglich oder wöchentlich.
- Zahl der Beteiligten. Drei und mehr Personen oder Abteilungen — gerade bei Übergaben geht Zeit verloren.
- Klare Regeln. Entscheidungen fallen nach klaren Bedingungen, nicht „nach Laune“.
- Schmerz. Der Prozess verursacht regelmäßig Verzögerungen, Fehler oder Beschwerden.
- Messbarkeit. Man kann Durchlaufzeit oder Fehlerzahl vorher und nachher zählen.
Sieben Prozesse, mit denen man meist beginnt
1. Freigabe von Rechnungen und Ausgaben
Ein Klassiker: viele Beteiligte, Beträge und Limits, ständiges „Wer hat noch nicht freigegeben?“. Nach der Automatisierung schrumpft der Zyklus meist von Tagen auf Stunden.
2. Interne Anträge
Anträge an IT, für Einkauf, Dienstreisen, Urlaub. Statt Chatnachrichten ein Formular, eine Route und ein Status, den der Antragsteller sieht.
3. Onboarding neuer Mitarbeiter
Zugänge, Ausstattung, Dokumente, Kurse und Mentorentreffen werden ab der Einstellung automatisch angestoßen. Mehr dazu im Artikel über das Onboarding neuer Mitarbeiter.
4. Bearbeitung von Leads und Deals
Verteilung der Anfragen auf Vertriebler, Erinnerungen, Pipeline-Phasen — die Grundlage eines CRM.
5. Freigabe von Verträgen
Jurist, Finanzen, Bereichsleiter — mit Dokumentversionen und Kommentaren an einem Ort.
6. Regelmäßiges Berichtswesen
Daten, die früher von Hand in Tabellen gesammelt wurden, berechnet das System selbst und zeigt sie im Dashboard.
7. Wiederkehrende Aufgaben
Monatliche Prüfungen, Inventuren, Checklisten in Filialen oder in der Produktion — Aufgaben werden nach Zeitplan erstellt.
Prioritätenmatrix
| Leicht zu automatisieren | Schwer zu automatisieren | |
|---|---|---|
| Große Wirkung | Hier beginnen: Freigaben, Anträge | Als zweite Phase planen: CRM, Integrationen |
| Geringe Wirkung | „Nebenbei“ erledigen | Zurückstellen |
Was man nicht zuerst automatisieren sollte
- Prozesse, über deren Ablauf im Team keine Einigkeit besteht.
- Seltene Prozesse (einmal im Quartal) mit komplexer Logik.
- Kreative Aufgaben, bei denen jeder Fall einzigartig ist.
Solche Prozesse sollte man zuerst optimieren und Regeln vereinbaren.
Den ersten Prozess in 2–4 Wochen starten
- Wählen Sie anhand der Matrix einen Prozess und benennen Sie einen Verantwortlichen.
- Beschreiben Sie Ist und Soll auf einer Seite.
- Bauen Sie den Prozess im Designer — in Folck geht das ohne Programmierer.
- Starten Sie einen Pilot in einer Abteilung und sammeln Sie Feedback.
- Vergleichen Sie die Kennzahlen vorher und nachher — und gehen Sie zum nächsten Prozess.