Criteri di scelta del processo
Un buon candidato all’automazione dei processi aziendali soddisfa la maggior parte di questi criteri:
- Frequenza. Il processo si avvia ogni giorno o ogni settimana.
- Numero di partecipanti. Tre o più persone o reparti: è nei passaggi di consegna che si perde tempo.
- Regole chiare. Le decisioni si prendono con condizioni chiare, non «a umore».
- Problema. Il processo genera regolarmente ritardi, errori o reclami.
- Misurabilità. Si può misurare il tempo di ciclo o il numero di errori prima e dopo.
Sette processi da cui di solito si parte
1. Approvazione di fatture e spese
Un classico: molti partecipanti, importi e limiti, il continuo «chi non ha ancora approvato?». Dopo l’automazione il ciclo di solito passa da giorni a ore.
2. Richieste interne
Richieste all’IT, di acquisto, di trasferta, di ferie. Al posto dei messaggi in chat: un modulo, un percorso e uno stato visibile al richiedente.
3. Onboarding dei nuovi dipendenti
Accessi, attrezzatura, documenti, corsi e incontri con il mentor partono automaticamente dal momento dell’assunzione. Più dettagli nell’articolo sull’onboarding dei nuovi dipendenti.
4. Gestione di lead e trattative
Distribuzione delle richieste tra i venditori, promemoria, fasi della pipeline: la base di un CRM.
5. Approvazione dei contratti
Legale, finanza, responsabile di area, con versioni del documento e commenti in un unico posto.
6. Reportistica periodica
I dati che prima si raccoglievano a mano nei fogli di calcolo li calcola il sistema e li mostra in una dashboard.
7. Attività ricorrenti
Controlli mensili, inventari, checklist nei negozi o in produzione: le attività vengono create in base a una pianificazione.
Matrice delle priorità
| Facile da automatizzare | Difficile da automatizzare | |
|---|---|---|
| Grande impatto | Iniziate da qui: approvazioni, richieste | Da pianificare in una seconda fase: CRM, integrazioni |
| Basso impatto | Da fare «nel frattempo» | Rimandate |
Cosa non automatizzare per primo
- Processi su cui il team non è d’accordo su come debbano funzionare.
- Processi rari (una volta al trimestre) con logica complessa.
- Compiti creativi in cui ogni caso è unico.
Prima questi processi vanno ottimizzati e le regole concordate.
Come avviare il primo processo in 2–4 settimane
- Scegliete un processo con la matrice e assegnate un owner.
- Descrivete «as is» e «to be» in una pagina.
- Componete il processo nel designer: in Folck si fa senza programmatori.
- Avviate un pilota in un reparto e raccogliete feedback.
- Confrontate le metriche prima e dopo e passate al processo successivo.