Critères de choix du processus
Un bon candidat à l’automatisation des processus réunit la plupart de ces critères :
- Fréquence. Le processus est lancé chaque jour ou chaque semaine.
- Nombre de participants. Trois personnes ou services ou plus : c’est dans les passages de relais que le temps se perd.
- Des règles claires. Les décisions suivent des conditions claires, pas « l’humeur du jour ».
- Douleur. Le processus génère régulièrement retards, erreurs ou plaintes.
- Mesurabilité. On peut mesurer la durée du cycle ou le nombre d’erreurs avant et après.
Sept processus par lesquels on commence généralement
1. Validation des factures et des dépenses
Un classique : beaucoup d’intervenants, des montants et des plafonds, l’éternel « qui n’a pas encore validé ? ». Après automatisation, le cycle passe généralement de plusieurs jours à quelques heures.
2. Demandes internes
Demandes IT, d’achat, de déplacement, de congés. Au lieu de messages dans les chats : un formulaire, un circuit et un statut visible par le demandeur.
3. Intégration des nouveaux collaborateurs
Accès, matériel, documents, cours et rencontres avec le mentor se déclenchent automatiquement dès l’embauche. Plus de détails dans l’article sur l’intégration des nouveaux collaborateurs.
4. Traitement des leads et des affaires
Répartition des demandes entre commerciaux, rappels, étapes du pipeline : la base d’un CRM.
5. Validation des contrats
Juriste, finance, responsable de pôle — avec les versions du document et les commentaires au même endroit.
6. Reporting régulier
Les données autrefois collectées à la main dans des tableurs sont calculées par le système et affichées sur un tableau de bord.
7. Tâches récurrentes
Contrôles mensuels, inventaires, check-lists en magasin ou en production : les tâches sont créées selon un planning.
Matrice de priorités
| Facile à automatiser | Difficile à automatiser | |
|---|---|---|
| Fort impact | Commencez ici : validations, demandes | À prévoir en deuxième étape : CRM, intégrations |
| Faible impact | À faire « au passage » | À reporter |
Ce qu’il ne faut pas automatiser en premier
- Les processus sur lesquels l’équipe n’est pas d’accord quant à leur fonctionnement.
- Les processus rares (une fois par trimestre) à la logique complexe.
- Les tâches créatives où chaque cas est unique.
Il faut d’abord optimiser ces processus et s’accorder sur les règles.
Lancer un premier processus en 2 à 4 semaines
- Choisissez un processus à l’aide de la matrice et désignez un propriétaire.
- Décrivez « tel quel » et « cible » sur une seule page.
- Construisez le processus dans le concepteur — dans Folck, cela se fait sans développeur.
- Lancez un pilote dans un service et recueillez les retours.
- Comparez les indicateurs avant et après, puis passez au processus suivant.