Criterios para elegir el proceso
Un buen candidato para la automatización de procesos de negocio cumple la mayoría de estos criterios:
- Frecuencia. El proceso se inicia cada día o cada semana.
- Número de participantes. Tres o más personas o departamentos: es en los traspasos donde se pierde el tiempo.
- Reglas claras. Las decisiones se toman con condiciones claras, no «según el humor».
- Dolor. El proceso provoca con regularidad retrasos, errores o quejas.
- Medibilidad. Se puede contar el tiempo del ciclo o el número de errores antes y después.
Siete procesos con los que se suele empezar
1. Aprobación de facturas y gastos
Un clásico: muchos participantes, importes y límites, el constante «¿quién falta por aprobar?». Tras la automatización, el ciclo suele pasar de días a horas.
2. Solicitudes internas
Solicitudes a TI, de compras, de viajes, de vacaciones. En lugar de mensajes en el chat: un formulario, una ruta y un estado visible para el solicitante.
3. Onboarding de nuevos empleados
Accesos, equipo, documentos, cursos y reuniones con el mentor se ponen en marcha automáticamente desde la contratación. Más detalles en el artículo sobre el onboarding de nuevos empleados.
4. Gestión de leads y tratos
Reparto de solicitudes entre comerciales, recordatorios, etapas del embudo: la base de un CRM.
5. Aprobación de contratos
Jurista, finanzas, responsable del área, con las versiones del documento y los comentarios en un solo lugar.
6. Informes periódicos
Los datos que antes se recogían a mano en hojas de cálculo los calcula el sistema y los muestra en un panel.
7. Tareas recurrentes
Revisiones mensuales, inventarios, checklists en tiendas o en producción: las tareas se crean según un calendario.
Matriz de prioridades
| Fácil de automatizar | Difícil de automatizar | |
|---|---|---|
| Gran impacto | Empiece aquí: aprobaciones, solicitudes | Planifíquelo en una segunda etapa: CRM, integraciones |
| Poco impacto | Hágalo «de paso» | Posponga |
Qué no conviene automatizar primero
- Procesos sobre los que el equipo no se pone de acuerdo en cómo deben funcionar.
- Procesos poco frecuentes (una vez al trimestre) con lógica compleja.
- Tareas creativas en las que cada caso es único.
Primero conviene optimizar esos procesos y acordar las reglas.
Cómo lanzar el primer proceso en 2–4 semanas
- Elija un proceso con la matriz y asigne un responsable.
- Describa «como es» y «como debe ser» en una página.
- Monte el proceso en el diseñador; en Folck se hace sin programador.
- Haga un piloto en un departamento y recoja feedback.
- Compare las métricas antes y después y pase al siguiente proceso.