1. Empezar eligiendo el sistema y no por el proceso
Comparar funciones de CRM antes de describir el proceso de ventas es como comprar muebles antes de planificar el piso. Primero las etapas del trato, los criterios de paso entre ellas y los roles; después, el sistema.
2. Automatizar el caos
Si cada comercial vende a su manera, el CRM solo registrará ese caos. Hace falta un embudo único y un estándar mínimo de trabajo con el cliente. Ayuda la optimización del proceso de ventas antes de la implantación.
3. Demasiados campos obligatorios
Veinte campos en la ficha del trato garantizan que los comerciales los rellenarán «por cumplir». Deje solo los datos que se usan de verdad en decisiones e informes.
4. Nadie es responsable del sistema
El CRM necesita un responsable: una persona a cargo de la configuración, la calidad de los datos y su evolución. Sin él, el sistema se queda obsoleto en pocos meses.
5. Sin formación
Una presentación al inicio no es formación. Hacen falta instrucciones breves, vídeos, tests y apoyo en las primeras semanas. Es práctico que los cursos estén en el mismo sistema, por ejemplo en un LMS corporativo.
6. El CRM vive separado del resto de la empresa
Las ventas dependen de aprobaciones de descuentos, contratos, almacén y contabilidad. Si esos procesos van por fuera del CRM, el comercial vuelve a correr entre chats. Por eso recomendamos ver el CRM como parte de un portal corporativo donde las ventas están ligadas a procesos y tareas.
7. Los informes no se usan en la gestión
Si el directivo hace la reunión con una hoja de cálculo preparada a mano, los comerciales entienden enseguida que el CRM es un trámite. La reunión debe hacerse con el panel del sistema.
8. Implantación de «golpe»
Lanzarlo todo a la vez en todos los departamentos es el máximo riesgo. Mejor un piloto con un equipo, ajustes y después escalado.
9. Falta de motivación para usarlo
Al comercial le tiene que compensar trabajar en el CRM: menos rutina, recordatorios, un bonus transparente. Funciona bien la gamificación de ventas: puntos y rankings por acciones en el sistema.
Checklist antes de lanzar el CRM
- El proceso de ventas y las etapas del embudo están descritos.
- Se ha definido el conjunto mínimo de campos e informes.
- Hay un responsable del sistema y un plan de formación.
- El CRM está vinculado con aprobaciones, contratos y tareas.
- Hay un piloto y métricas de éxito planificados.
Realizamos la implantación del CRM según su proceso, sobre Folck o integrada con su sistema actual.